Pravila privatnosti
Nacrt za pregled. Podaci o društvu i lokacija Hetznera potvrđeni su. Postavke Mistral API-ja za isključivanje treniranja i ZDR potvrđene su od strane pružatelja Workplacea. Precizan ugovorni opseg lokacije obrade te rokove arhive i sigurnosnih kopija još treba dokumentirati. Ovaj nacrt nije spreman za javnu objavu.
Ovdje objašnjavamo koje osobne podatke prikupljamo, zašto ih trebamo i kome se možete obratiti za pristup, ispravak ili brisanje. To uključuje posjet stranici, prijavu interesa za betu i korištenje Workplacea.
Sadržaj
1. Voditelj obrade
Voditelj obrade osobnih podataka opisanih u ovom dokumentu je Converge Software d.o.o. za usluge, Klanječka ulica 52, Zagreb, OIB 76657079133. Za pitanja o privatnosti pišite na privacy@workplace.hr ili privatnost@workplace.hr · Pošaljite upit o privatnosti →.
2. Na koga se ova pravila odnose
Converge se u radu s osobnim podacima pojavljuje u dvije uloge i važno je razlikovati ih.
Za podatke posjetitelja stranica workplace.hr, osoba koje registriraju radni prostor, kontakata za naplatu i osoba koje nam se obraćaju podrškom, Converge je voditelj obrade. Ta pravila opisuju upravo te obrade.
Za podatke koje vaša tvrtka unosi u Workplace, primjerice podatke o zaposlenicima, ugovorima, plaćama i dokumentima, vaša tvrtka je voditelj obrade, a Converge izvršitelj obrade. Tu obradu uređuje ugovor o obradi podataka sklopljen s vašom tvrtkom, a pitanja o njoj uputite svojoj tvrtki kao poslodavcu.
Usluga je namijenjena poslovnim korisnicima i nije usmjerena na djecu.
3. Podaci koje prikupljamo
Za prijavu interesa za betu tražimo ime, prezime, adresu e-pošte i odabir prijavljujete li se kao poslovni subjekt ili fizička osoba. Ako se prijavljujete za poslovni subjekt, možete neobavezno navesti naziv tvrtke ili obrta i njegov OIB. Uneseni OIB koristimo za pokušaj pronalaska naziva u Sudskom registru; naziv možete upisati i sami. Podatke koristimo za obradu prijave, potvrdu primitka i slanje pozivnice ako vas uključimo u betu. Prijava ne otvara korisnički račun niti pretplatu. Ne tražimo lozinku.
Podaci prijave šalju se u naš službeni sandučić, a na navedenu adresu šaljemo potvrdu primitka. Do isporuke obje poruke podaci se čuvaju šifrirani u redu za slanje; nakon uspješne isporuke uklanjaju se iz tog reda. Radi sprječavanja ponovljenih prijava čuvamo zaštićeni sažetak adrese e-pošte. Za ograničavanje zlouporabe kratkotrajno koristimo zaštićeni sažetak mrežne adrese. Sažeci nisu anonimni podaci. Brisanje prijave možete zatražiti na privacy@workplace.hr · Pošaljite upit o privatnosti →.
Za naplatu prikupljamo naziv tvrtke, OIB, adresu i podatke o izdanim računima.
Radi sigurnosti i rada sustava bilježimo tehničke podatke poput IP adrese, vrste preglednika i zapisa o pristupu.
Kad nam se obratite e-poštom, čuvamo prepisku radi rješavanja upita.
4. Svrhe i pravne osnove
Podatke obrađujemo za sljedeće svrhe i na sljedećim osnovama:
| Svrha | Pravna osnova |
|---|---|
| Pružanje usluge i vođenje računa | Izvršenje ugovora, čl. 6. st. 1. t. (b) GDPR-a |
| Izdavanje i čuvanje računa | Pravna obveza, čl. 6. st. 1. t. (c) GDPR-a |
| Sigurnost sustava i sprječavanje zlouporabe | Legitimni interes, čl. 6. st. 1. t. (f) GDPR-a |
| Poboljšanje usluge na temelju zbirnih podataka o korištenju | Legitimni interes, čl. 6. st. 1. t. (f) GDPR-a |
| Obavijesti o novostima, ako ste na njih pristali | Privola, čl. 6. st. 1. t. (a) GDPR-a |
Privolu možete povući u svakom trenutku, a da to ne utječe na zakonitost obrade prije povlačenja.
5. Kolačići i analitika
Za statistiku posjeta javnim stranicama koristimo Rybbit na vlastitoj infrastrukturi. Analitika ne postavlja kolačiće. Bilježimo posjećene stranice i osnovne podatke o posjetu, poput vrste preglednika i uređaja, radi razumijevanja posjećenosti. Ne snimamo korisničke sesije ni sadržaj obrazaca, a parametre iz adrese stranice ne uključujemo u statistiku. Podatke ne prodajemo niti dijelimo s oglašivačkim mrežama. Ako preglednik šalje signal Do Not Track ili Global Privacy Control, analitiku ne učitavamo.
Obrasci i kalkulator mogu koristiti nužne sigurnosne kolačiće za zaštitu zahtjeva od zlouporabe. Ti kolačići nisu namijenjeni analitici ni oglašavanju.
6. Gdje čuvamo podatke
Poslužitelji Workplacea i Hetzner Object Storage nalaze se u Falkensteinu u Njemačkoj. Hetzner koristimo za pohranu, redundantne kopije i sigurnosne kopije. Automatsko čitanje dokumenata i izdvajanje podataka koristi vanjski Mistral API. Zato smještaj aplikacije nije istovjetan lokaciji svih obrada.
[Prije objave: potvrditi lokacije AI obrade te eventualne prijenose i odgovarajuće zaštitne mjere. Dok se to ne potvrdi, ne tvrdimo da se svi podaci obrađuju isključivo u EU-u.]
7. Tko ima pristup podacima
Pristup podacima imaju članovi ekipe Convergea kojima je to potrebno za pružanje usluge i podrške.
Za pojedine dijelove usluge koristimo podizvršitelje:
| Podizvršitelj | Uloga | Lokacija |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Poslužitelji, Object Storage i sigurnosne kopije | Falkenstein, Njemačka |
| Mistral AI | OCR, klasifikacija i izdvajanje podataka iz dokumenata | [dokumentirati ugovorenu lokaciju obrade; treniranje isključeno, ZDR potvrđen za podržane API pozive] |
| [dopuniti: pružatelj naplate] | Obrada plaćanja | [dopuniti] |
| [dopuniti: ostali, npr. mrežna zaštita] | [dopuniti] | [dopuniti] |
Podatke možemo otkriti nadležnim tijelima kad to nalaže propis te profesionalnim savjetnicima poput knjigovodstva, u opsegu koji je za njihov rad nužan.
Za OCR se Mistralu šalje sadržaj PDF-a ili slike. Za klasifikaciju i izdvajanje mogu se slati dijelovi teksta dokumenta. Isključivanje treniranja i nulto zadržavanje podataka (Zero Data Retention) različite su postavke. Za API račun koji koristimo isključeno je korištenje sadržaja za treniranje i postavljen ZDR za podržane OCR i chat pozive. To nije tvrdnja da Mistral ne vodi nikakve tehničke ili zakonski obvezne zapise, niti jamstvo lokacije obrade.
[Prije obrade zdravstvenih i drugih posebnih kategorija podataka potrebno je potvrditi ugovorni opseg s pružateljem i način izdvajanja takvih dokumenata iz vanjske obrade.]
8. Koliko dugo čuvamo podatke
[Prije objave potvrditi rokove za podatke korisnika, tehničke zapise, prepisku s podrškom i sigurnosne kopije.] Politika predviđa 12 mjeseci pregleda i preuzimanja nakon prestanka plaćene pretplate, zatim pristup za izvoz. Detalji su u uvjetima korištenja; to nije isto što i rok brisanja iz sigurnosnih kopija. Ugovorni opseg daljnjeg čuvanja samo za izvoz i završno brisanje još treba dovršiti. Rokove čuvanja naših računa i poslovnih isprava treba razlikovati od ugovorenog čuvanja dokumentacije korisnika. Podatke za slanje novosti čuvamo do povlačenja privole.
9. Sigurnost
Zaštita obuhvaća kontrolu pristupa, razdvajanje podataka organizacija i šifriranje. [Prije objave potvrditi stvarni opseg šifriranja, upravljanje ključevima, zaštitu izvornika, AI obrade i sigurnosnih kopija te dostupnost dvofaktorske autentifikacije.]
10. Vaša prava
Imate pravo zatražiti pristup svojim podacima, njihov ispravak, brisanje, ograničenje obrade i prijenos, kao i pravo prigovora na obrade koje se temelje na legitimnom interesu. Zahtjev pošaljite na privacy@workplace.hr · Pošaljite upit o privatnosti → i odgovorit ćemo vam u roku od 30 dana.
Ako smatrate da vaše podatke obrađujemo protivno propisima, imate pravo podnijeti prigovor Agenciji za zaštitu osobnih podataka (azop.hr).
11. Izmjene ovih pravila
O bitnim izmjenama obavijestit ćemo vas porukom u aplikaciji ili e-poštom. Datum zadnje izmjene naveden je na vrhu dokumenta, a prethodne verzije dostupne su na zahtjev.
12. Kontakt
Za sva pitanja o obradi osobnih podataka pišite na privacy@workplace.hr ili privatnost@workplace.hr · Pošaljite upit o privatnosti → ili poštom na adresu iz članka 1.